Por fin podemos contar con una plataforma sólida para optimizar la ofimática en PYMEs (e incluso en grandes empresas): ChatGPT Teams + GPTs. Pero, vale, de acuerdo: esto resuena demasiado a GPT, ChatGPT y, al fin, no parece que se esté diciendo nada serio. Pero no es así. Éste es un asunto importante, porque solventará las necesidades ofimáticas y/o de productividad (o, al menos, muchas de ellas) en equipos de trabajo en empresas. Piensen en esta combinación (ChatGPT Team + GPTs) como si fuera una impresora o generadora de ayuda ofimática, a petición, con una capacidad sin límite de especialización y, además,  configurable en lenguaje natural, por lo que la formación es sencillísima (en una o dos horas se puede empezar a trabajar con estas herramientas para optimizar nuestros procesos). Pero vayamos por partes. Empecemos por poner orden en todo esto y en el montón de marcas, modelos y escalas de precios que contienen las letras GPT. Vamos allá.

Crónica de una estrategia OpenAI anunciada

El 10/01/24 OpenAI anunció la apertura de GPT Store, su tienda oficial -o más bien catálogo online- de GPTs, que son instancias personalizadas de GPT4 anunciadas el 26/11/23 en la primera conferencia de Open AI para desarrolladores software (Open AI Dev Day). El mismo 10/01/24 Open AI anunció ChatGPT for Teams, la versión empresarial del famoso chatbot ChatGPT (expuesto al mercado el 30/11/2022), intermedia entre la edición personal de pago (ChatGPT plus, lanzada el 01/02/2023) y la versión corporativa (ChatGPT Enterprise, lanzada el 28/08/2023).

ChatGPT Team (con un mínimo de dos usuarios) añade las siguientes funcionalidades a ChatGPT Plus:

  • Límites más altos para el uso de herramientas (GPT4, Dall-E, etc.)
  • Se pueden crear y compartir GPTs en el espacio de trabajo.
  • Consola de administración para la gestión del espacio de trabajo.
  • Los datos de la empresa no se utilizan para entrenar al modelo.

Así que, con estas características de seguridad, privacidad y capacidad selectiva para compartir, ChatGPT Team parece una buena solución empresarial para utilizar ChatGPT. ¿Y ya está? Pues no. La combinación de ChatGPT Team con los GPTs que la empresa puede crear (con mucha rapidez y facilidad) para tareas concretas dentro de su organización, representa una plataforma que da mucha flexibilidad a la empresa y empodera a los empleados. Veamos cómo.

Un ejemplo de GPT para aumentar la productividad

Un GPT es una particularización de ChatGPT. ¿Y esto qué significa? Pongamos un ejemplo: imaginemos que un(a) emplead@ de una agencia inmobiliaria tiene una tarea repetitiva: revisar y corregir los textos que redactan sus much@s agentes comerciales para describir fincas que han de ser comercializadas en portales web inmobiliarios. Est@ emplead@, usuari@ de ChatGPT Team, puede crear un GPT e inmediatamente el sistema le preguntará a qué lo quiere dedicar, a lo que ést@ contestará que quiere que cuando le introduzca un texto describiendo una finca, re-escriba ese texto en perfecto castellano y también en inglés, en ruso y en chino mandarín (porque son los mercados de esta inmobiliaria internacional), y que esa redacción sea efectista pero no sensacionalista, que respete lo que se describe en el texto, pero que lo redacte mucho mejor haciendo énfasis en sus valores inmobiliarios. Bueno, algo así. Pero basta con escribírselo al GPT en construcción para que el sistema vaya integrando estas instrucciones en el mismo GPT. Podemos probar (en la ventana de al lado) si el GPT funciona a nuestro gusto, introduciendo texto y viendo los resultados. Podemos afinarlo más, diciéndole que el lenguaje que emplea es demasiado formal y que preferimos un lenguaje más amigable, aunque sin dejar de ser elegante (y se lo decimos así, con nuestras palabras). Tras esto, el GPT nos sugerirá un título (Redactora de descripciones de fincas, por ejemplo), que podemos cambiar, y también nos sugerirá una imagen representativa: el sistema se inventará una para el GPT, pero podemos cambiarla en cualquier momento. Una vez que hayamos comprobado que el nuevo GPT realiza la función asignada a nuestro gusto, lo publicamos… privado (sólo para su creador/a), público (para todo el mundo, accesible en la GPT Store), con enlace (accede el que lo tenga) o para el entorno de trabajo de GPT Team. Esta última opción de compartir es la que permite que nuestra fácil invención pueda ser utilizada por otros miembros del equipo de la empresa, que de repente contarán con un extraordinario redactor-corrector multilingüe al que no hay que decirle nada: se introduce el texto e inmediatamente lo mejora y amplía en varios idiomas.

Una máquina generadora de ayudas ofimáticas

De la misma forma que hemos ejemplificado antes, cada emplead@ puede crear, sin límites, sus propios GPTs, “tuneados” para tareas específicas que el/la emplead@ conoce bien, y que después podrá ser utilizado por sus compañer@s. Así, se puede crear GPTs que contengan todas las datos de la empresa (horarios, centros, direcciones, teléfonos, emails, responsables, jerarquías, etc.) o sus normas (plan de prevención, convenio colectivo, plan de igualdad, etc.)… o ambas cosas; como también podemos crear un GPT al que le hemos introducido una plantilla para que nos pregunte por los datos necesarios y genere un formulario cumplimentado o un contrato específico; u otro GPT al que entrenaremos, en lenguaje natural y en pocos minutos, para que represente gráficamente parte del contenido de las hojas de cálculo que se le puedan alimentar. O también se puede, con un tanto adicional de formación, generar un GPT que acceda a mi correo privado de Gmail (utilizando, por ejemplo, Zapier) y me resuma y clasifique los emails entrantes. O un GPT que ayude a contestar solicitudes de clientes, con las normas y estilo de redacción de la empresa. Y todo es compartible con el resto del equipo (si se quiere). O sea: ayuda a medida, creada cuando se necesita, sin límite de número o espacio.

La reformulación de la ingeniería de Prompts mediante GPTs

Hasta ahora los usuarios de ChatGPT (gratuito o Plus) o de cualquier otro chatbot IA en el ámbito de la empresa utilizaban técnicas de Prompt Engineering para conseguir los mejores resultados al dar indicaciones a sus grandes modelos de lenguaje subyacentes. Pero esto queda un tanto desdibujado con los GPTs, pues la creación de éstos la podemos representar como un diálogo en lenguaje natural en el que expresamos lo que queremos, vamos probando los resultados intermedios y corregimos, también en lenguaje natural, lo que no nos gusta, iterativa e incrementalmente, consiguiendo así, con cada GPT, una suerte de prompt contextual permanente… y compartible.

Coste y formación en GPTs

ChatGPT Plus cuesta 20$/mes y ChatGPT Team sube a 25$/mes (pagado por años completos) ó 30€/mes (pagadero por meses) por usuario, con un mínimo de dos. La formación en ChatGPT Team es de 1 hora; en creación básica de GPTs, 1-2 horas; y 4 horas, si se trata de creación avanzada, con funciones y documentación, a lo que habría que añadir formación de 2 horas en el uso práctico de ChatGPT. En fin: una formación liviana (según estimaciones propias, basadas en nuestra experiencia formativa) para el gran aumento de productividad que supone, en la mayoría de los entornos empresariales, el uso de esta plataforma combinada.

Lo más importante, con todo, es saber qué se le puede pedir, para lo que habrá que saber qué es lo que puede hacer… y combinar querer con poder. Esto es importante, no sea que nos encontremos con el genio de la lámpara de Aladino y nos quedemos bloqueados, sin saber qué deseos pedirle. Para eso estamos, claro.